メディアを変えるのはよく使う手ですね。マンネリ化すると効率が落ちくりますからねぇ。
資料を作成して、見直して――通常であれば、普通の仕事の手順。間違いを修正するには、見直しすることが大事だ。確認の重要性は、アイデアマラソン研究所の樋口健夫所長も指摘するところである。
ところが、だ。徹夜明けの資料作りなどで疲れてくると、どうしてもこうした確認作業がおざなりになりがち。疲れて集中力が落ちた人には、ぶっちゃけた話「少し寝たら？」というのが最も効果的だと思うが、クライアントは待ってくれない。そんな時、何とか資料をチェックする方法はないものだろうか。
まず簡単なのは、同じチームの中で集中力を維持している人、つまりしっかり休んで気力が充実していそうな人を探すこと。だが追い込みを掛けている時は、チーム全員がへばっていることもある。少人数でプロジェクトを進めているケースも、疲弊している仲間に確認作業を求めても同じような結果になってしまうかもしれない。
可能な限り1人でチェックできるようにするにはどうしたらいいのだろうか。ヒントはメディアを変えること。例えばPowerPointなどで資料を作成していたときは必ず紙に印刷するようにしよう。ノートPCのような小さい画面で作業していると、どうしても全体像がつかみにくくなる。そこで紙に印刷して、じっくり確認すればミスも発見しやすくなるのだ。
PowerPointのアウトラインだけをテキストデータとして、Wordやテキストエディタにコピー＆ペーストする――という手もある。アプリケーションを変えると見た目も変わるため、思わぬところのミスに気付くこともある。特にWordは校正機能も付いている。100％頼るのは危険だが、ケアレスミスをなくすには「PowerPointやテキストエディタなどで作成した資料」を「Wordの校正機能でチェック」し、さらに「印刷などして人の目でチェック」すると効果的だ。
明け方に完成した資料を通勤時間に確認したい場合は、テキストデータを携帯電話にメールするといい。これもある種の“メディア変換”による効果だが、編集者の中には筆者陣からもらった原稿を携帯電話で校正し、返却したという猛者もいる。彼によると「一方の電話で原稿をチェックし、もう1つの電話を使い口頭で修正箇所を伝えた」という。こうした“携帯電話の2本持ち”はなかなか難しいかもしれないが、できないことではない、ということを覚えておいてもいいだろう。
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