究極の会議をやるには

実践イベント実施：「究極の会議」をやってみよう！ - ITmedia Biz.ID

　議事録ドリブンのココロは簡単です。「会議をよくしようと思うのではなく、よい議事録を書こうと意識すれば、会議は自然によくなる」という一言につきます。議事録こそが会議のアウトプットなのですから、それを作りながら会議をすれば、会議はうまくいくのです。

「会議が迷走しない」
　リアルタイムに書き込まれる議事録を見ながら会議するので、「いま何のトピックを話しているのか」が明確になり、そのトピックから外れた発言が出にくくなる。「前の人がどんな発言をしたか」も書き込まれるので、うっかり別のことを考えていた人も、脱線することなく議論に戻ることができる。

「会議が決まる」
　誰かの「意見」にしか過ぎない発言と、全員の合意が得られた「結論」は、マークや色分けなどで分かりやすく可視化する。どこからどこまでが結論で、どこからどこまでが意見なのかが明確に分かれるので、会議が迷走しなくなる。

「結論」
　結論の可視化によってどこまでが決まっているかが明確なので、会議が決まっていく。結論を出すことが会議にとって重要だという意識が参加者の中に芽生える。

「会議で決まったことが実行される」
　会議で、「これこれをやろう」ということが決まるが、「いつまでに」「誰が」やるかが決まらないため、実行されないことが多々ある。議事録ドリブンでは「いつまでに」「誰が」も必ず書くというルールなので、決まったことが実行されやすくなる。

「会議が短い」
　このように、スパイラルに陥る要因を1つ1つ解決することによって、会議全体の時間を短くすることができる。実際にこの方法で会議をしてもらうと、会議時間がだいたい半分に減る。